PIM verstehen, auswählen und einführen

Ein PIM-System dient als zentrale Plattform zur Verwaltung, Anreicherung und Distribution von Produktdaten über alle Vertriebskanäle hinweg. Es ermöglicht die zentrale Speicherung von Informationen wie technischen Spezifikationen, Preisen, Bildern, Marketingtexten und Übersetzungen und sorgt dafür, dass diese schnell und in konsistenter Qualität zur Verfügung stehen. Im Kern geht es bei einem PIM-System darum, den gesamten Lebenszyklus der Produktinformationen zu verwalten – von der Eingabe über die Pflege bis hin zur Veröffentlichung und Verteilung.

Es gibt eine Reihe von Merkmalen und Funktionen, über die alle PIM-Systeme verfügen:

• • Zentrale Datenspeicherung
  • Umfassendes Datenmanagement
  • Kategorisierung und Klassifizierung
  • Multichannel-Publishing
  • Workflow-Management
  • Integration in die Systemlandschaft
  • Analyse und Reporting

Ein PIM-System wird von Unternehmen benötigt, die große Mengen an Produktdaten effizient und strukturiert verwalten müssen. Es ist besonders für Organisationen wichtig, die ihre Produktinformationen über verschiedene Vertriebskanäle (z. B. Online-Shops, Marktplätze, Kataloge, Filialen) hinweg synchron halten müssen und für die eine genaue und konsistente Produktdarstellung entscheidend ist.

Ein PIM-System entfaltet sein ganzes Potenzial, wenn folgende Kriterien relevant sind:

Umfang und Komplexität der Produktdaten

• Große Produktvielfalt und Varianten
• Vielfältige Produktattribute und Metadaten
• Verknüpfung von Produktdaten mit Medien

Multichannel-Vertrieb und Ausspielung

• Mehrere Vertriebskanäle
• Kanalspezifische Datenanpassungen

Datenqualität und Konsistenz

• Probleme mit Dateninkonsistenzen
• Fehlende oder unvollständige Daten
• Fehlende Transparenz und Historie

Mehrsprachigkeit und Internationalisierung

• Pflege mehrerer Sprachen und Regionen
• Integration mit Übersetzungssystemen (TMS)

Integration mit anderen Systemen

• Anbindung an ERP-, MAM/DAM-, Shopsysteme
• Automatisierte Datenimporte und -exporte

Effizienzsteigerung durch Automatisierung

• Hoher manueller Pflegeaufwand
• Workflow- und Freigabesteuerung
• Publishing-Funktionen
• KI-gestützte Funktionen

Wachstum und Skalierbarkeit

• Wachsendes Produktportfolio
• Nutzer und Abteilungen

Verbesserung der Time-to-Market

• Verzögerungen bei Produkteinführungen
• Schnelle Anpassung an Marktanforderungen

Compliance und rechtliche Anforderungen

• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Unzufriedenheit mit bestehenden Lösungen

• Excel-Tabellen oder Insellösungen
• Fehlende Transparenz und Kontrolle

Ein PIM-System ist be­sonders nützlich für Unternehmen mit zahlreichen erklärungsbe­dürftigen Produkten und umfangreichen Produktkatalogen, sowie für Unternehmen, die ihre Produktinformationen über verschiedene Vertriebskanäle hinweg konsistent und effizient verwalten müssen.

Ein PIM-System ist jedoch nicht nur ein technisches Hilfsmittel, son­dern vor allem auch ein strategisches Instrument zur Optimierung der Produktdatenverwaltung.

Vorteile

• Zentrale Datenverwaltung
• Konsistenz über alle Vertriebskanäle
• Schnellere Markteinführung
• Verbesserte Datenqualität
• Effiziente Zusammenarbeit
• Personalisierung und Lokalisierung
• Reduzierung von Redundanzen
• Bessere Kundenkommunikation

Die Einführung eines PIM-Sys­tems kann zu erheblichen indirekten und direkten Kosteneinsparun­gen führen.

Diese können vor allem in folgenden Bereichen erzielt werden:

• Fehlerreduktion
• Weniger Nacharbeit

• Automatisierung von Prozessen
• Schnellere Markteinführung

• Optimierte Arbeitsabläufe
• Reduktion von Doppelarbeit

• Einheitliche Datenverteilung
• Skalierbarkeit

• Qualitätskontrolle
• Bessere Entscheidungen

• Vereinfachte IT-Landschaft
• Geringerer Wartungsaufwand

Die Einführung eines PIM-Systems erfordert sorgfältige Planung und Vorbereitung. 

Die Vorstellung, dass ein PIM-System automatisch zu reibungsloser Multichannel- oder Omnichannel-Kommunikation sowie effizientem Datenmanagement führt, ist ein Irrtum. Zwar stellt ein PIM-System die technische Grundlage für die zentrale Verwaltung und Verteilung von Produktinformationen bereit, doch ohne optimierte Prozesse und klar definierte Verantwortlichkeiten kann selbst die beste Software ihr volles Potenzial nicht ausschöpfen.

Die Implementierung eines PIM-Systems erfordert gründliche Planung und Vorbereitung. Dabei wird häufig übersehen, dass interne Abläufe überprüft und gegebenenfalls optimiert werden müssen.
Bevor ein PIM-System implementiert wird, sollten Unternehmen eine umfassende Analyse der aktuellen Prozesse durchführen, um Schwachstellen zu identifizieren und die technologischen Möglichkeiten optimal zu nutzen.

Ein weiterer Schlüsselfaktor für den Erfolg eines PIM-Systems ist die Zuweisung klarer Verantwortlichkeiten. Es reicht nicht aus, eine neue Softwarelösung einzuführen und zu erwarten, dass sich die Datenqualität von allein verbessert. Wer ist für die Dateneingabe zuständig? Wer prüft die Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten? Diese Fragen müssen geklärt werden, um eine effiziente Nutzung des PIM-Systems sicherzustellen.

Entscheidende Auswahlkriterien

Bei der Auswahl eines entsprechenden Systems sollten mehrere Kriterien berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass das System den spezifischen Anforderungen des Unternehmens entspricht.

Bei der Auswahl eines PIM-Systems empfehlen wir folgende Vorgehensweise:

1. Datenmodell und Datenpflege

2. Übersetzung und Mehrsprachigkeit

3. Media Asset Management (MAM)

4. Import/Export und Schnittstellen

5. Workflows und Rechteverwaltung

6. Reporting und Analyse

7. Systemtechnik und Betrieb

8. Benutzerhandbuch, Support und Schulung

9. Referenzen und Erfahrungsberichte

10. Kosten/Editionen

In unserem PIM-Leitfaden wird dieser wichtige Punkt ausführlich behandelt. Außerdem enthält es eine Empfehlung für die Vorgehensweise bei der Auswahl eines PIM-Systems. Sie können ihn kostenlos oben auf dieser Seite anfordern. 

Die Einführung eines PIM-Systems kann zahlreiche Herausforderungen und potenzielle Probleme mit sich bringen. Hier sind einige der häufigsten Fallstricke und Risiken, die berücksichtigt werden sollten:

2. • Unklare Anforderungen und Ziele
   • Schlechte Datenqualität
   • Fehlende Benutzerakzeptanz
   • Technische Herausforderungen
   • Schlechtes Projektmanagement
   • Fehlende Unterstützung des Managements
   • Unzureichende Testphasen
   • Überkomplexität
   • Langfristige Wartung und Support

Die Einführung eines PIM-Systems kann auf den ersten Blick kom­plex erscheinen, da sie eine sorgfältige Integration in bestehende Prozesse erfordert. Mit einem erfahrenen Partner an Ihrer Seite, einer durchdachten Planung und einem kompetenten Projektteam wird diese Herausforderung jedoch beherrschbar. Durch eine struk­turierte Vorgehensweise lassen sich mögliche Hindernisse frühzeitig erkennen und effektiv umgehen, sodass die Implementierung rei­bungslos und erfolgreich durchgeführt werden kann.

Künstliche Intelligenz (KI) hat das Potenzial, PIM-Systeme in vielen Bereichen maßgeblich zu unterstützen und die Effizienz sowie die Qualität der Produktdatenverwaltung erheblich zu steigern. Hier sind einige spezifische Bereiche, in denen KI Anwender von PIM-Systemen unterstützen kann.

Lassen Sie sich in der Auswahlphase die vorhandenen KI-Funktionalitäten von PIM-Anbietern anhand konkreter Beispiele aufzeigen. In diesem Bereich ist es auch wichtig, sich die Roadmap mit kurz vor der Einführung stehenden und geplanten Funktionalitäten aufzeigen zu lassen.

• Automatisierung der Datenpflege
• Fehlererkennung und -korrektur
• Natural Language Processing
• Bild- und Videoverarbeitung
• Virtuelle Assistenten
• Visuelle Dashboards

Diese Anwendungen von KI in PIM-Systemen können zukünftig dazu beitragen, die Effizienz zu steigern, die Datenqualität zu verbessern und die Nutzererfahrung zu optimieren. KI wird zunehmend ein integraler Bestandteil moderner PIM-Systeme werden, um Unternehmen
dabei zu unterstützen, sich in einem dynamischen und wettbewerbsintensiven Marktumfeld zu behaupten.

Die Einbindung der Geschäftsführung und der Mitarbeiter ist essenziell für die erfolgreiche Einführung einer B2B-Softwarelösung. Die Geschäftsführung sollte strategisch eingebunden werden, um die Ressourcenzuweisung und strategische Ausrichtung sicherzustellen.  Mitarbeiter sollten in die Bedarfsanalyse und Implementierung eingebunden werden, um Akzeptanz zu fördern und sicherzustellen, dass die Lösung ihre praktischen Bedürfnisse erfüllt.

Durch eine enge Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Geschäftsführung und Mitarbeitern können Sie sicherstellen, dass die Softwarelösung nicht nur den strategischen Zielen des Unternehmens entspricht, sondern auch die täglichen Anforderungen der Benutzer
effektiv adressiert.

Wie Sie Geschäftsfuhrung und Mitarbeiter auf dem Weg zum PIM-System mitnehmen, beschreiben wir in unserem PIM-Leitfaden.
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Die Entscheidung zwischen einer On-Premise- und einer Cloud-Lösung für ein Product Information Management (PIM)-System hängt von verschiedenen Faktoren ab, die die spezifischen Bedürfnisse und Rahmenbedingungen Ihres Unternehmens betreffen.

Mehr zu den Hauptunterschieden, Vor- und Nachteilen beider Ansätze sowie Kriterien zur Entscheidungsfindung finden Sie in unserem PIM-Leitfaden.
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Außerdem haben wir uns in einigen Blog-Beiträgen näher mit dem Thema beschäftigt:

👉 Warum sich ein PIM-System in der Cloud lohnt

👉 On-Premise oder Cloud – warum man diese Entscheidung nicht leichtfertig treffen sollte

Open-Source-PIM-Systeme bieten Kostenvorteile, Flexibilität und Unabhängigkeit, erfordern aber technisches Know-how und eigene Ressourcen für Betrieb und Weiterentwicklung. Lizenzpflichtige PIM-Software punktet mit umfassendem Funktionsumfang, professionellem
Support und geringerer Komplexität bei Betrieb und Wartung, ist aber mit laufenden Kosten und einer stärkeren Anbieterbindung verbunden.

Die Wahl hängt maßgeblich von den individuellen Anforderungen, Ressourcen und der IT-Strategie des Unternehmens ab.

Die Vor- und Nachteile der beiden Möglichkeiten werden in unserem PIM-Leitfaden detailliert behandelt. 

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