FLEX et crossbase – individuel et flexible

FLEX-Elektrowerkzeuge est un fabricant d'outils électriques. L'entreprise a été fondée en 1922 et est entrée dans l'histoire industrielle en 1954 avec la première meuleuse d'angle à grande vitesse, la DL 9. Aujourd'hui encore, le nom de marque FLEX est utilisé dans le langage courant par les utilisateurs pour désigner les meuleuses d'angle. Le terme "flexage" s'est même imposé comme désignation générale du tronçonnage. L'entreprise, qui fait partie du groupe Chervon, a des filiales ou des sociétés sœurs en France, au Royaume-Uni, en Belgique, aux Pays-Bas, en Italie et en République tchèque.

 

Situation initiale

FLEX utilisait déjà un PIM depuis de nombreuses années et connaissait donc l'importance d'une base de données centrale pour la communication mondiale sur les produits. Le choix de crossbase a été fait par le département spécialisé en concertation avec le service informatique, le conseil d'administration et le groupe d'entreprises. Le fait que crossbase fournisse un système entièrement intégré - avec PIM, DAM, impression (liste de prix, catalogue, fiches techniques) et diverses mises à disposition de données pour le site web, BMEcat/ETIM, nexmart, loadbee, Excelexports, etc. a été déterminant. En outre, le processus confortable de gestion des données et de traduction basé sur le web a joué un rôle important : Grâce à la gestion intégrée des traductions et à la traduction en ligne, plus de 10 pays sont directement connectés.

 

Remplacement du système PIM existant

Les raisons pour lesquelles un système PIM doit être remplacé peuvent être multiples. Souvent, les exigences augmentent et le système existant ne peut plus y répondre. Ou le système n'est tout simplement plus développé. Dans le cas de FLEX, c'est ce dernier cas qui s'est présenté.

 

Le défi

De nombreuses applications devaient être remplacées ou réalisées en peu de temps

La solution PIM existante devait être remplacée. Pour ce faire, les données ont été migrées et la qualité des données a été optimisée avant l'importation, c'est-à-dire consolidée et uniformisée. Un large éventail de canaux de sortie doit être rendu possible en peu de temps. L'agence externe a été reliée pour l'automatisation des productions d'imprimés. La mise à disposition des données aux boutiques en ligne et aux portails a été effectuée pour 21TORR, nexmart et loadbee. Enfin, les partenaires commerciaux sont approvisionnés individuellement avec des catalogues BMEcat/ETIM et des excexports.

 

La solution

PIM et DAM de crossbase

Le logiciel standard modulaire crossbase avec Product Information Management (PIM), Digital Asset Management (DAM) et Cross Media Publishing a été implémenté chez FLEX. Des modules sont utilisés pour l'interface avec le système ERP Oracle, la traduction et la mise à disposition de données pour les boutiques en ligne, les portails et les partenaires commerciaux ainsi que l'automatisation de l'impression.

 

La procédure

Au départ, il y a toujours la question de savoir comment transférer les données de la manière la plus efficace et la plus appropriée dans la base de données crossbase. Dans le cas de FLEX, il a été décidé de faire appel à un soutien professionnel. Cela a permis d'économiser des ressources propres et le savoir-faire a assuré le bon déroulement de la migration des données. Le processus se déroule maintenant comme suit :
 
Les articles avec données de base sont importés en continu via l'interface standard avec le système ERP. Dans crossbase, les nouveaux articles importés sont classés dans la structure du produit par la gestion des produits. En complément, les caractéristiques techniques et les relations entre les produits sont gérées, par exemple l'étendue de la livraison, les accessoires et les pièces de rechange.
 
Les éléments médias (photos, pictogrammes, dessins, modes d'emploi, vidéos, etc.) sont gérés dans le DAM intégré en fonction du produit ou de la publication. La conversion d'images intégrée dans crossbase permet une préparation automatique pour l'impression et Internet (jpg, webp, svg, etc.). Les textes, entre autres la description du produit et la désignation marketing, sont saisis sous forme de texte courant ou générés à partir d'éléments de texte et de caractéristiques. Le contenu est traduit en 17 langues.

 

Le résultat

Médias imprimés

Les catalogues et listes de prix spécifiques à chaque pays sont créés de manière automatisée par une agence externe. En outre, les fiches techniques des produits sont produites de manière entièrement automatique. Afin de réduire au maximum les efforts dans ce domaine, crossbase a développé en collaboration avec FLEX un processus permettant de créer un modèle de mise en page de la fiche technique dans crossbase. Ensuite, la mise à jour automatique des fiches techniques et la production des variantes linguistiques sont effectuées.
 
En outre, il est prévu de créer à l'avenir des dépliants (promotionnels) et des brochures à l'aide du plug-in InDesign de crossbase. Celui-ci offre une liberté de conception maximale tout en utilisant les contenus de la base de données crossbase. Cela permet de garantir que les modifications apportées à la source de données se répercutent automatiquement sur les médias imprimés créatifs.

 

Canaux numériques

Pour le catalogue en ligne et le portail médias, les données sont mises à disposition via une API REST. Sur cette base, le partenaire 21TORR a créé une application attrayante avec le Prismic CMS. L'accent est mis sur un univers de produits et de services axé sur les applications, un guidage intuitif des utilisateurs, la proximité avec les groupes cibles et une stratégie "mobile first". Vous trouverez ici une étude de cas détaillée de 21TORR : https://www.21torr.com/work/flex. 
 
Pour la sortie des informations sur les produits vers d'autres canaux de vente, FLEX utilise différents formats. Il s'agit notamment du BMEcat 2005 avec des champs supplémentaires au format nexmart, des exportations BMEcat 2005 avec classification ETIM ainsi que des exportations EXCEL. Dans ce dernier cas, il s'agit aussi bien de simples listes EXCEL que d'exportations dites de fusion, dans lesquelles des listes EXCEL prédéfinies de partenaires commerciaux sont complétées par les informations de crossbase et éditées.
 
FLEX propose ses produits dans de nombreuses boutiques en ligne. La plateforme loadbee est utilisée à cet effet. L'interface API REST de crossbase, adaptée de manière optimale, permet de mettre à disposition les informations sur les produits. Pour plus d'informations, cliquez ici : https://www.crossbase.fr/FR/FR/actualites/news-flex-loadbee-2023.

Traductions

La traduction et la correction dans les variantes linguistiques requises sont effectuées directement dans les succursales nationales via l'application web de crossbase.

 

Conclusion

Plus d'automatisation avec une meilleure qualité des données, un processus standardisé de gestion et de traduction des données

Grâce à l'utilisation de la solution logicielle crossbase, FLEX dispose aujourd'hui d'un système entièrement intégré, qui est constamment aligné avec le système ERP. Les processus ont été améliorés et harmonisés. La structure modulaire de crossbase permet à FLEX d'étendre progressivement le système et de travailler ainsi de manière encore plus efficace.

Plus de 15 personnes du marketing, de la gestion des produits, de la production de médias et de la gestion des traductions sont impliquées dans le processus grâce à un système d'autorisation finement ajusté. La gestion des données est soutenue par des tâches de workflow et de reporting.